אם אתם הבעלים של מכשיר נייד מבית אפל, אתם משתמשים בדואר האלקטרוני של חברת גוגל (ג'ימייל), נולדתם לפני שנת 2000, ובא לכם לחכות בתור של כמה ימים כדי לנסות ממשק דואר אלקטרוני חדש אתם כנראה מוכנים לאתגר של Mailbox.
אותה הגברת עם אחלה אדרת
האפליקציה שהשיקה חברת Orchestra בתחילת החודש, מציעה למשתמשי האייפון, האייפוד והאייפד, דרך חדשה לנהל את תכתובות הדואר האלקטרוני. "ממשק הדואר האלקטרוני המסורתי שתוכנן לפני 30 שנים, מציע שליחת הודעות מסורבלת ואיטית", כתוב באתר החברה. "כדי לבצע את השליחה מהר ככל הניתן, תיבת הדואר (החדשה) בודקת את הדואר האלקטרוני שלך בענן, ולאחר מכן מעבירה אותו לטלפון שלך בצורה מאובטחת. אתה יכול אפילו לקבל הודעות בדחיפה כאשר מגיע דואר חדש".
האמנם מדובר על מהפיכה? החזון הוא לפחות מהפכני: אורקסטרה רואים את תיבת הדואר האלקטרוני לא ככלי לניהול תקשורת בין משתמשים, אלא כלי לניהול הזמן של המשתמש. ככזה, המטרה של הממשק החדש היא לעזור למשתמש לקצר את קבועי הזמן של העיסוק בניהול הדואר האלקטרוני. במילים אחרות: להשאיר את התיבה נקייה בסוף יום העבודה.
שם המשחק: החלקות לצדדים
כדי להצליח במשימה, בחרו במיילבוקס בהחלקות מצד לצד של ההודעות. במקום ללחוץ כדי לבצע פעולה, המשתמש פשוט מחליק לימין או שמאל. אמנם את הטריק הזה כבר ראינו בג'ימייל, אבל הממשק החדש מציע בכל זאת מספר שיפורים שווים. הרעיון פשוט: החלקה קצרה ימינה מאפשרת להעביר את ההודעה לארכיון, והחלקה ארוכה יותר באותו כיוון תשלח את ההודעה לפח. זה עובד גם בכיוון ההפוך. החלקה קצרה שמאלה מאפשרת לתזמן את הטיפול בהודעה למועד מאוחר יותר, והחלקה ארוכה יותר באותו כיוון תעביר את ההודעה לרשימה אחרת, כך שלא תופיע במסך הראשי של תיבת הדואר (למשל: "הודעות שצריך לשלוח לאמא").
בנוסף לחידושים על ציר ה-X, מציע הממשק החדש גם מגוון אפשרויות לתזמון ההודעה. אפשר לתזמן אותה לאותו יום בשעה מאוחרת יותר, להעביר אותה למחרת, או לתזמן אותה למועד לא ידוע בעתיד (תרגום לעברית: "עזוב אותי באמא'שך"). הכל בהחלקה. גם הדרך בה מעבירים הודעה לרשימה אחרת מזמינה יותר מאשר התוויות המסורבלות של ג'ימייל. החלקה אחת וההודעה מתויגת באחת מהרשימות המובנות בתוכנה, או באחת שהוספנו בעצמנו.
עדות נוספת לכך שמיילבוקס נועדה להקל על המשתמש בניהול תיבת הדואר והזמן שלו היא כפתור ה-"מגיעים לאפס" המופיע בסוף רשימת ההודעות. כדי להגיע אליו יש לגלול עד הסוף למטה, ולחיצה עליו תעביר בפעם אחת את כל ההודעות שנקראו לארכיון, ותשאיר בתיבת הדואר רק הודעות שטרם נקראו. עבור אלו שראו על מונה ההודעות החדשות את המספר מאה וצפונה, מדובר על תוספת שתופסת.
ואם זה לא מספיק - אלו שילחצו עליו, יחליקו לצדדים את ההודעות וישאירו תיבת דואר נקייה מהודעות, יזכו לראות בכל יום תמונה אחרת מאינסטגרם מעטרת את הרקע של תיבת הדואר הריקה. התמונה שתופיע במקום הרקע הלבן תעיד על כך שאתם מנהלים בצורה מקצועית את הזמן שלכם. אמנם לא תמצאו במיילבוקס אלגוריתם מתוחכם שיקבע אילו הודעות חשובות יותר מאחרות כמו בג'ימייל, אבל היי, מי צריך אחד כזה אם בסוף יום עבודה התיבה ריקה.
ממשק ניהול חדש ואחר
צריך לזכור כי מיילבוקס היא לא שירות דואר אלקטרוני כמו ג'ימייל, אלא ממשק ניהול חדש ש'שואב' את ההודעות מג'ימייל ומציג אותן בצורה אחרת. זאת גם הסיבה לכך שמרגע ההתקנה שלה, כל פעולה שתעשו באפליקציה תשתקף בחשבון הג'ימייל. כדי להקל על המשתמש, מיד לאחר ההתקנה נוצרת בג'ימייל תגית חדשה תחת השם [Mailbox] ובתוכה ניתן יהיה לאתר תיקייה של ההודעות המתוזמנות, וכן תיקייה לכל אחת מהרשימות שתנהלו. הסנכרון עובד גם בכיוון השני, ואם תשנו את התוויות או תמחקו אותן בג'ימייל, אותן הודעות ישנו מיקום במיילבוקס.
גם את מסגרת הזמנים של תזמון ההודעות אפשר לקבוע דרך תפריט ההגדרות. ניתן לקבוע מתי מתחיל יום העבודה שלכם, מתי הוא מסתיים ומתי מתחיל סוף השבוע. ניתן גם לקבוע את ההגדרה ל-"מתישהו" (בכפולות בחודשים) וכן לומר לאפליקציה מתי זה "יותר מאוחר היום". היות וכל ההתייחסות אל mailbox היא ככלי לניהול זמן, קביעת מסגרת הזמן לפעילות היא קריטית להגשמת הייעוד שלה.
כמו בג'ימייל, גם במיילבוקס קיימת תמיכה במספר חשבונות משתמש (10 ו-5 בהתאמה), כולל נגזרות למיניהן, דוגמת האפשרות לקבוע את כתובת הדואר האלקטרוני ממנה נשלחה ההודעה, להחליף בין חשבונות ולקבוע תיאור שונה לכל חשבון. אפשר גם להחליף את האייקון של הדואר בתפריט התחתון במסך הראשי של האייפון, ולהחליט האם רוצים לראות מונה רק של ההודעות החדשות, של כל ההודעות או לא רוצים לראות מונה בכלל על האייקון.
פגיעה מסוימת בפרטיות המשתמש
הקשר של מיילבוקס לג'ימייל מתבטא גם בהיבט הפרטיות ואבטחת המידע. בשני השירותים המידע שנשלח מוצפן בטכנולוגיית SSL ובשניהם קיימת פגיעה בפרטיות המשתמש במידה מסוימת. בהתקנת מיילבוקס תתבקשו לאשר לאפליקציה גישה לחשבון שלכם בגוגל כדי שהיא תוכל לגשת לאנשי הקשר שלכם לצורך שליחת הודעות. גישה נוספת נדרשת גם לאחסון ההתקן המקומי שלכם, לסטטיסטיקות השימוש שלכם בתוכנה ולעוד נתונים רבים.
כמו כן, מיילבוקס שייכת לחברה אמריקאית, ולכן על פי החוק בארצות הברית היא רשאית להעביר את הפרטים שלכם לכל רשות חוקית בארה"ב (FBI וכדומה) שתדרוש זאת. בדיוק כמו גוגל, פייסבוק או כל חברה אמריקאית אחרת. להבנה טובה יותר של היבטים הפרטיות מומלץ לקרוא את תנאי השירות של מיילבוקס.
סיכום: מצליחה לפנות זמן ולשפר הספקים
אף על פי שאי אפשר לקחת מג'ימייל את החלקים הטובים בכל הקשור לניהול שרתי הדואר האלקטרוני בהיבט התשתית, בהיבט ממשק המשתמש יש לענקית התוכנה מה ללמוד מחברת אורקסטרה - במיוחד כאשר מדובר על משתמשים 'כבדים' באי-מייל (כמה עשרות הודעות ביום). עבורם, ההמתנה הארוכה בתור להתקנת מיילבוקס תהיה כדאית.
לעומת זאת, עבור משתמשים 'קלים' (עד עשרים הודעות ביום), ההמלצה שלנו היא לא להיחפז להחליף את אפליקציית ג'ימייל/אפליקציית הדואר שבאה עם הסמארטפון. לא בטוח שקשיי ההסתגלות לממשק החדש של מיילבוקס שווים את היתרון הגלום בה.
עבור אלו שבכל זאת יבחרו לאמץ את הכוכבת החדשה בשמי האי-מייל, חשוב להבהיר כי כדי להפיק את היתרון הגלום בממשק החדש, יש להתייחס אליו כאל כלי של ניהול זמן ולא של ניהול הודעות. רק שימוש נכון באפשרויות הארכיון, הרשימות ופח האשפה, בצורה מסודרת ותכופה, יביא בסופו של דבר לפינוי זמן ושיפור הספקים בעבודה ובחיים האישיים.
עוד בנושא:
- מיילבוקס: תיבת דואר את תיבת פנדורה?