מפגן ראווה

הכנת מצגות היא משימה שגרתית עבור עשרות אלפי אנשי שיווק ומכירות בעולם, וגם אנשי מקצוע רבים אחרים עוסקים בזה לא מעט. תוכנות ליצירת מצגות הן דבר נפוץ, אך בין אם אתה משתמש ב–[[Powerpoint]] , [[Impress]] או [[Keynote]], מה שקובע את איכות המצגת הן לאו דווקא היכולות של התוכנה או המחשב. היכולת ליצור מצגת יפה ומרשימה היא בראש ובראשונה יכולת עיצוב וטעם ויזואלי, ויש חשיבות גדולה גם לארגון המידע וחשיבה הדרכתית.

אחת הנטיות הבולטות אצל יוצרי מצגות היא הצורך לספק לקהל כמה שיותר אינפומציה. הרי בשביל זה הם באו לראות את המצגת, לא? ובכן, לא בדיוק. הקהל נמצא שם בכדי לקבל אינפורמציה, אך הכמות היא לא העיקר ומעבר לכך – המידע לא חייב להיות כולו על המסך. יוצרי מצגות מסוימים נוהגים להכין מצגת של עשרות שקפים, ואחרים ממלאים כל שקף בפסקאות ארוכות של טקסט קטנטן. הבעיה פה היא שהקהל משקיע את כל האנרגיה שלו במעקב אחרי המידע המוצג על המסך, במקום להתעמק בדברי המרצה ובניואנסים שהוא מוסיף למידע היבש. תפקידה של המצגת היא לחזק את דברי המרצה, ולא ההיפך ולכן המטרה צריכה להיות "כמה שפחות – יותר טוב!". המצגת צריכה להכיל את המידע שאותו אפשר לתת רק כמצגת, כגון תמונות, גרפים או נתונים סטטיסטיים, אך כמה שפחות מעבר לזה. היו אתם המסמר של ההרצאה, ואל תתנו למחשב לקחת מכם את התהילה!

חשיבות גבוהה יש לתזמון הנכון של השקפים. בדרך כלל, הזמן המוקדש לפרזנטציה הוא מוגדר מראש, ולכן מרצים מסוימים מנסים לדחוס לתוך המצגת שלהם כמה שיותר שקופיות כדי להעביר את הנושא בשלמותו. התוצאה היא שקפים שמתחלפים במהירות כל כך גבוהה עד שהקהל אינו מסוגל לעקוב ומתחיל להתבלבל. חשוב לזכור שהקהל עסוק, כעקרון, בהקשבה למרצה (לכך אנו שואפים!), ולכן יכולת הקריאה שלו מוגבלת. יש לתכנן שקף למשך זמן של 3-5 דקות לקהל מבוגרים, ו5-10 דקות לקהל של מבוגרים מאוד או זקנים. צעירים מתחת לגיל 25 מסתדרים, לפעמים, עם קצבים מהירים יותר אך רצוי שלא להעמיס גם על קהל זה. לפיכך, מצגת של שעה יכולה להכיל בין 10 ל – 20 שקפים. אם הנך מרגיש שקשה לכסות את כל הנושא בזמן הזה, הארך את זמן המצגת, במידת האפשר, או צנזר את הנושאים הפחות קריטיים.

תוכנות ליצירת מצגות מציעות למשתמשים מגוון אדיר של אפשרויות עיצוב, החל מגופנים וצבעים ועד צלילים, אנימציות ומעברים מעניינים. רבים עטים על תכונות אלו בשקיקה, מתוך תפיסה מוטעית שאפקטים הם דבר מרשים. לא נדיר לראות מצגת שבה כל שורה בדף מופיעה באמצעות אפקט שונה ומלווה בצליל "מפתיע" של מחיאות כפיים, שריקות או פיצוצים. תופעה נוספת שרואים הרבה הן מצגות שבהן כל שורה מופיעה בגופן אחר ובגדלים שונים. מצטערים לאכזב אתכם, חבר'ה, אבל מרשים זה לא. כל מי שבמחשבו מותקן אופיס יודע מה תוכנות אלו עושות והאפקטים המרובים הופכים למעצבנים, וגם הגופנים פשוט מעמיסים על העיניים. הכלל הפשוט הוא כזה: מקצועיות היא העברת מידע פשוטה ואלגנטית. אנחנו לא אומרים שהכל צריך להיות שקט ובשחור על לבן, אבל כדאי לבחור "ערכה" של צבעים, גופנים וגדלים שתהיה אחידה בכל המסמך, ולהוסיף לא יותר מאפקט תנועה אחד לדף. אוהבים צלילים? תשתדלו להתאפק בכל זאת ולא להוסיף צלילים למעברים אלא רק כאשר יש משהו ממש מיוחד שאותו יש להדגיש. אם בחירת הצבעים קשה לכם, לא צריך לשבור את הראש מכיוון שכל תוכנות המצגות כוללות ערכות-נושא מוכנות מראש שאותן אפשר להחיל על המסמך כולו בלחיצת כפתור. זה אמנם לא הכי "מקורי", אבל זה הרבה יותר רציני ומקצועי מאשר בחירת צבעים חסרת זהירות.

אם כבר הזכרנו גופנים, גם פה יש משמעות רבה לבחירה. מעבר לאחידות שהזכרנו קודם, השתדלו לבחור גופן בעל עיצוב מעודן ולא כזה המכיל פיתוחים וסלסולים. גופנים מסוג "אריאל", "דוד", "טיימס ניו רומן", "תהומה" הם המתאימים ביותר למצגת, והשתדלו שגודל הטקסט יהיה גדול וברור. לפעמים מה שנראה נפלא על מסך המחשב ייראה רע מאוד במרחק של 10 מטר ולכן אנו ממליצים לדבוק בכללי האצבע הבאים: כותרת השקף צריכה להיות בגופן בגודל של כ-40-50 נקודות, והטקסט צריך להיות בגודל של כ-30 נקודות. הקפידו "לשבור" את המשפטים שלכם למנות קטנות, שלא יחייבו את הקהל לעקוב בעיניו אחרי משפט הנמרח על פני כמה שורות. משפט אידיאלי הוא באורך של כ-15 עד 20 מילה, אך אם יצא לכם משפט ארוך יותר, פשוט שברו אותו ופצלו את המסר לשניים.

מרצים רבים נוהגים להסתמך על המצגת עצמה כקו המנחה של ההרצאה, ותופעה נפוצה היא מרצה המסתכל אחורה כל כמה שניות כדי להיזכר מה עליו להגיד בהמשך. זה נראה לא טוב וגורם לנתק בין המרצה לקהל ולכן ההמלצה שלנו היא לדאוג שהטקסט של המצגת יהיה מול המרצה. אם ניתן, המרצה יכול פשוט להסתכל על המסך של המחשב שלו, וכך לפחות הוא אינו מסתובב אחורה כל הזמן, אך כדאי גם להכין גיליון נייר מודפס עם התוכן, למקרה של בעייה טכנית עם המחשב. בטקסט כזה ניתן גם להרחיב מעט, כדי לסייע למרצה להיזכר בנקודות חשובות שאותן קשה או אי-אפשר לכתוב על המסך.