ידע הוא כוח. לנין, בזמנו, הבין שכדי לנצל נכון את הידע, יש לארגן אותו. לכן הוא בנה לעצמו בסיס נתונים נרחב על האנשים שסביבו. אם היה חי היום, קרוב לוודאי שהיה מאושר מכך שבסיסי נתונים אינם רק מאגר של שמות, טלפונים ופרטים אחרים שניתן לזרוק פנימה אלא גם כלי שמסוגל ליצור חתכים מדויקים ולהפוך את המידע הזה לשימושי ביותר. מצד שני, יש סיכוי שלא היו נשארים אנשים סביב לנין אם בסיס הנתונים שלו היה מדויק יותר.
חבילת אופיס של מיקרוסופט כוללת את Access - תוכנה שנועדה לאפשר בנייה נוחה של בסיסי נתונים, טבלאות וחתכים. בין אם בסיס נותנים מתרכז בלקוחות, ציוד או רכוש, לכל אחד יש משהו לעשות עם הכלי הזה. אלא ש-Access סובלת ממספר בעיות: היא לא ידידותית, איטית מאוד (במיוחד כשמוסיפים לה קבצי מולטימדיה) ומגיעה מהר מאוד למצב של חוסר יציבות המוביל להתרסקויות רבות ולא פעם לאיבוד של הנתונים. נוסיף לכך את העובדה שרק יחידי סגולה מסוגלים לעשות משהו שימושי איתה ונקבל מוצר שהוא הרבה פחות אטרקטיבי ממה שנדמה.
האם הפתרון של אנשי המק טוב יותר? בואו ונראה.
בסיסי נתונים ביתיים
נתחיל עם הדברים הקלים יותר: תוכנה לניהול בסיס נתונים ביתי. למה זה טוב? להרבה מאוד דברים. Filemaker הוציאה לאוויר העולם לפני חודשים ספורים את Bento - גרסה הקלילה של תוכנת האם, אשר מספקת מגוון רחב של אפשרויות למשתמש מן השורה. מקור השם Bento הוא ביפנית. שם מדובר בקופסת אוכל המסודרת בתאים, עם הקפדה לא רק על מזון איכותי אלא גם על מראה וסדר מופתי. כמו קופסת האוכל, כך גם התוכנה המדוברת מספקת כלי יפהפה ונוח לניהול וסידור של כל מה שרק תרצו בבית או בעסק קטן. התוכנה מגיעה עם מספר טפסים מוכנים אותם ניתן לשנות ולהתאים על ידי הוספה של שדות נוספים מתוך רשימה ארוכה מאוד.
בנטו מסתנכרנת עם ספר הכתובות ולוח האירועים שבמק ומאפשרת למשוך נתונים בהתאם לצרכים שלכם. תוכלו לנהל את ההוצאות השוטפות שלכם ולעקוב אחרי מה שקניתם, לבנות לכם תיק על לקוחות עם כל הנתונים החשובים, לעקוב אחרי נכסים, לארגן אירועים ולדעת מי מגיע ומי לא, לנהל פרויקטים ועוד הרבה מאוד דברים. כל זה בלי לדעת שורה אחת של תכנות. בזכות הגמישות שלה, אתם יכולים להוסיף כל סוג של שדה ומנוע החיפוש המשוכלל שלה יאפשר לכם לעשות חיתוכי מידע בקלות .
כמו ברוב התוכנות של מק, גם בבנטו יש דגש גדול מאוד על מראה. זכרו שאנחנו עובדים כל כך הרבה מול המחשב, אז למה שהכלים בהם אנו משתמשים לא יהיו אסתטיים? למה אנחנו צריכים לעבוד מול תוכנות שנראות גסות וחסרות חן? אנשים מקפידים לרכוש לעצמם בגדים יפים ולהקיף את עצמם באומנות ומוסיקה, לאכול במקומות שנראים טוב וכוללים אוכל טוב. אך כשאנחנו מול המחשב, הורגלנו לכך שתוכנות צריכות להראות רע ואם תוכנה נראית טוב אז מדובר בגימיק בלבד. התפיסה הקלוקלת הזו לא ברורה לי, ולשמחתי גם לא לחברת פיילמייקר. בנטו מגיעה עם מספר תבניות יפהפיות, ועושה שימוש בטכנולוגית האנימציה החדשה של Leopard (בניגוד ל-Filemaker, בנטו לא עובדת על מערכות ההפעלה הקודמות ל-10.5) על מנת להשיג אפקטים במעברים ובסופו של דבר לספק לכם כלו שימושי שגם כיף להשתמש בו. הערה: התוכנה אינה תומכת בעברית בשלב זה.
Filemaker
עבור בתי עסק שזקוקים תוכנה רצינית לניהול בסיסי הנותנים, בעלת אפשרות לתת לכמה תחנות עבודה לעבוד במקביל, הפעלת בסיס הנתונים משרת משותף, יצירת גישה לעשרות משתמשים וגמישות מוחלטת FileMaker היא הפתרון האולטימטיבי. התוכנה, בעלת מטפל ישראלי בדמות שריג מחשבים, זוכה לתרגום ותמיכה מלאים בעברית. Filemaker 9 מגיעה בארבע גרסאות: Pro, Server, Pro Advanced ו-Server Advanced, המתאימות לעסקים בגדלים שונים עם צרכים שונים.
גרסת הפרו מטפלת בניהול לקוחות, מוצרים, נכסים, ארגון תמונות וקבצי מולטימדיה, ניהול פרויקטים ברמה הקפדנית ביותר מהמאקרו אל המיקרו, הדפסה של חשבוניות ומכתבים, יצירה של דו"חות שונים במגוון פורמטים, יצירה של טפסים אלקטרוניים למילוי במחשב, צפייה במידע מעודכן ברשת, אפשרות חלוקת בסיסי הנתונים עם משתמשי מק וחלונות בו זמנית ועוד.
התכונה שאני מצאתי כשימושית ביותר היא האפשרות של Pro Advanced ליצור תוכנות העומדות בפני עצמן, מה שמאפשר לי, כמתכנת, לבנות בסיס נתונים עבור בית עסק מסוים, לסגור את התוכנה כאפליקציה העומדת בפני עצמה ולתת לאותו עסק רק את האפליקציה הזו מבלי שהוא יאלץ לרכוש את Filemaker ומבלי להתמודד עם עודף המידע שקיים בתוכנה. הלקוחות שלכם יקבלו בדיוק את מה שהם צריכים עם ממשק נוח במיוחד.
מה שמדהים ב-Filemaker הוא שלא צריך שום ידע מוקדם כדי להתחיל ולבנות את מסד הנתונים שלכם. בחירה בבסיס נתונים חדש מתפריט הקובץ תעביר אתכם למסך ובו תבניות מוכנות או אפשרות להקים בסיס נתונים חדש על פי הצרכים האישיים שלכם. יש המון אפשרויות לבסיסי נתונים עסקיים, חינוכיים וביתיים עם מגוון שימושים.
עוד בוואלה!
לכל קטגוריה מספר תבניות, כך שאם בחרתם ליצור בסיס נתונים לאוספים שלכם, תוכלו לבחור בתבנית מסמכים, ספריית השאלה (חובה לפי דעתי, חברים הם יצורים נוראיים שלוקחים ספרים ולא מחזירים לעולם), סרטים, ספרים, תמונות וכדומה. התוכנה מגיעה עם כ-30 תבניות וניתן למצוא עוד מאות חינמיות ברחבי האינטרנט.
לאחר שבחרתם את התבנית אתם יכולים להתחיל לעבוד ולהכניס נתונים, או להתחיל ולשחק עם הצורה של הטופס, הנתונים שיופיעו בו ואפילו סוג הכפתורים, הצבעים והרקע של בסיס הנתונים כדי שיתאים לכם באופן אישי. כל מה שצריך לעשות הוא לבחור מתוך ספרייה של אובייקטים או שדות ולגרור אותם פנימה., Filemaker יעשה את כל השאר עבורכם.
כמובן ש-Filemaker לא הייתה הופכת למובילה בעולם אם לא היו בה כלים למפתחים ולמומחים בכל הקשור למסדי נתונים. אם אתם רוצים לפשפש במערכת ולנצל את מלוא העוצמה של התוכנה אין דבר קל מזה: בחרו באפשרות למפתחים מתוך פרטי הכלים והתחילו לרוץ.
אם יש לכם בסיסי נתונים ישנים או מידע אותו אתם רוצים לייבא, תשמחו לדעת ש-Filemaker יכולה לפתוח קבצים שונים: קבצי טקסט, אקסל, dBase, בייסיק, DIF, SYLK, WKS, Merge וקבצי XML ו-ODBC.
כאשר לקחתי את Filemaker לסיבוב, יצרתי בסיס נתונים עבור אוסף הספרים שלי. אחרי הכל, כולנו משאילים ספרים וכולנו כבר אבדנו ספרים לחברים שנלהבים קצת פחות להחזיר את הספר לאחר שהשיגו אותו מכם. תוך עשר דקות, מסד הנתונים היה מוכן והתחלתי להכניס אליו נתונים, ביניהם שם הסופר, הוצאה, תקציר, שנת הדפסה, הערות וסוגת הספר (כן, אני סובל מבעיות קשות מאוד בכל הקשור לספרים שלי). בנוסף, הכנתי כרטיסים לכל החברים שהשאילו ממני דברים. כעת אני יודע טוב יותר היכן נמצאים הספרים שלי וחשוב יותר - אם מגיע חבר חדש שרוצה משהו, אני יכול להכניס אותו אל תוך בסיס הנתונים בשניות ולאפשר לו לקחת סרטים שיופיעו תחת שמו ברשימת המשאילים.
ניתן לעשות הרבה יותר עם התוכנה. אפשר להכניס לתוכה שדה של דפדפן, כך שאם אתם רוצים שהטופס שלכם יכלול מידע שקלי ודולרי, תוכלו להכניס את הדפדפן אל תוך הטופס ולכוון אותו אל אחד מהאתרים המספקים את המידע על שערי המטבע, בשביל להיות מעודכנים בכל עת. זו רק דוגמה קטנה לרבגוניות של הכלי הזה.
בנטו ו-Filemaker הופכות את השימוש בבסיסי נתונים למהנה, בלי לפגוע בכוח הנדרש מתוכנות מהסוג הזה. שתיהן משאירות את Access באבק, ואחרי שעבדתי גם עם התוכנה מבית מיקרוסופט וגם עם התוכנה של חברת Filemaker, אין לי ספק מה ההמלצה שלי לכם ולאחרים.