חוזרים ללימודים: חמשת הטיפים שאתם חייבים להכיר בתוכנות פוואר - פוינט ווורד

שנת הלימודים כבר החלה ואיתה גם עבודות בית הספר ושיעורי הבית, שהרבה הורים יעידו שלא נועדו רק עבור הילדים. בין אם מדובר במצגות, מסמכי טקסט או אפילו טבלאות, אתם כנראה תיגשו קודם לאחת מתוכנות האופיס של מיקרוסופט, הנחשבות לפופולריות ביותר בתחום. תוכנת הוורד נחשבת לנפוצה ביותר בעולם עבור כתיבה ועריכה של מסמכים וכן עבור עבודות ומטלות הגשה, וכך גם פאוור - פוינט נחשבת למקבילתה בעולם המצגות. ועל אף היותן תוכנות כה פופולרית, רבים נוטים לשכוח שהן כוללת ספריה נרחבת של טריקים וקיצורים, היכולים להקל באופן משמעותי על השימוש בהן. הטריקים האלה תקפים גם לשאר התוכנות בספרייה של אופיס, וחלקם עשויים לחסוך לרובכם המון עבודה - במיוחד כשמדובר בפרויקטים גדולים. סיכמנו בשבילכם חמישה טיפים שווים במיוחד.

בכל פעם שאתם פותחים מסמך וורד חדש, התוכנה מציעה לכם להשתמש בתבניות מוכנות מראש שברוב הזמן תטו לפסוח עליהם מבלי לשים לב. למרות זאת, מדובר בעיצובים שמוסיפים תוכן חזותי וגם יחסכו לכם עבודה. בין אם אתם צריכים קורות חיים, או דף שער מעוצב לעבודת חקר, או אפילו תבנית לפלייר, תוכלו למצוא את הכל שם. ישנן תבניות למגוון נושאים ואפשר לערוך חיפוש בין מאות כאלו על מנת למצוא את זו שהכי קרובה למה שאתם מחפשים. ניתן גם לשנות את הצבעים, הפונטים והגדלים בכל אחת מהתבניות להתאמה הטובה ביותר.

גם בפואר פווינט יש אלפי דוגמאות מוכנות למצגות מעוררות רושם, בשלל נושאים, שיכולים לשדרג את הפרזנטציה שלכם, כמו חינוך, תרשימים, קורות חיים, מצגות מכירה ועוד. בכך ניתן להעלות את רמת המצגת בקלות. פשוט לחצו על "קובץ" ואז בחרו ב- "חדש". במסך שיפתח יופיעו מספר דוגמאות למצגות בעיצוב פשוט יחסית, אולם על ידי שימוש בשורת החיפוש, תוכלו למצוא הצעות לתבניות מורכבות ומעוצבות יותר עבור נושא המצגת.

טיפ בונוס: אם תחליפו את שפת הממשק של הפוואר פוינט לאנגלית, תוכלו בשורת החיפוש של המצגות המוכנות, (קובץ, חדש), לחפש מצגות מוכנות. כך לדוגמה תוכלו למצוא מצגת על אפל, גוגל, סטיב ג'ובס וכל אושייה או נושא פופולרי. המצגות מוכנות ב-100 אחוזים, כך שכל מה שצריך לעשות זה רק לתרגם את המצגת לעברית או להסתמך על התמונות ולהזין את התוכן שרלוונטי אליכם.

בדרך כלל, כשרוצים להוסיף תמונה למסמך או עבודה, האינסטינקט הראשוני יהיה לצאת מהמסמך, לפתוח את מנוע החיפוש, לחפש תמונה טובה ומתאימה ואז להעתיקה למסמך, או לחתוך אותה מצילום. התהליך הזה יכול להוציא אותכם מריכוז, לפגוע בזרימת העבודה ולגזול לא מעט זמן, ולכן, אחד הכלים החשובים ביותר בתוכנות האופיס הינו מנוע חיפוש התמונות המוטמע בתוך התכונות עצמן. ניתן לחפש תמונות ולהוסיפן ישירות לקובץ מבלי לצאת מהמסמך. כדי לעשות זאת, בחרו ב"הוספה" ולאחר מכן לחצו על "תמונות מקוונות". בחלון שיפתח, תוכלו למצוא תמונות באמצעות מנוע החיפוש Bing של מיקרוסופט (כן, הוא עדיין קיים) בכל נושא שרלוונטי למצגת או המסמך. עוד ניתן לבחור במספר תמונות בו זמנית, ללחוץ על "הוסף" והן יופיעו על גבי המסמך.

טריק נוסף שיעזור למצגת שאתם עומדים להציג להיראות מרשימה יותר, הוא הקלטת וידאו של מסך המחשב והוספה לשקופית. במידה ותרצו להמחיש מספר פעולות או להעביר הדרכה, ניתן להקליט את מסך המחשב במקביל לשמע עם הוראות בקולכם. כל מה שצריך לעשות זה ללחוץ על "הוספה" בסרגל הכלים, ולחפש את לשונית "מדיה" בצד שמאל, הצמודה ל"סימנים". לאחר מכן, בחרו ב"הקלטת מסך" ובסרגל הכלים שיפתח עבורכם על גבי המצגת, תוכלו להגדיר את החלק על גבי המסך אותו תרצו להקליט, לאפשר גישה למיקרופון ולבחור מתי להתחיל ולחדול את ההקלטה. כשתסיימו, הקטע שהקלטתם יצורף אוטומטית לשקופית ותוכלו לנגן אותו הישר מהשקופית.

רבים חושבים שהמעלה הגדולה ביותר של גוגל דוקס על אופיס היא האפשרות לערוך ולשמור מסמכים באופן אוטומטי ולאחר מכן לשתף אותם לעריכה משותפת בו זמנית. בכך, כמה אנשים מהמשרד או הלימודים יכולים לקרוא ולערוך את המסמך במקביל, וזאת בין היתר, על מנת לזרז את תהליך העריכה. אך רבים לא יודעים שאותה תכונה זמינה גם באופיס, ובמקום לשלוח קישור, לשלוח את המסמך במייל או להעלות את הקובץ לענן, ניתן לשתף אותו ולעבוד עליו יחד עם אנשים נוספים בזמן אמת. לחצו על "שתף" בחלק השמאלי של סרגל הכלים, ושם תוכלו לבחור מי יקבל גישה על ידי הקלדת כתובת המייל של הנמען. תמיד תוכלו להתחרט ולעדכן את הגישה למסמך, וכן להחליט מי רשאי לערוך אותו או רק לקרוא אותו.

במידה ואתם רוצים למצוא הגדרה למילה, כנראה שתצאו מהמסמך ותחפשו אותה באינטרנט. עם זאת, יציאה מהמסמך שעליו אנו עובדים עלולה להוציא אותנו מריכוז. בדיוק עבור זה, מיקרוסופט הוסיפה את תכונת "בדיקת מידע חכמה" ככלי עזר שימושי בתוכנת הוורד, המאפשר לעשות בדיקה וחיפוש באינטרנט מתוך המסמך ושוב לקצר לנו זמן ולשמור עלינו מרוכזים. הדגישו מילה או ביטוי, לחצו על המקש הימני בעכבר ובחרו ב"בדיקת מידע חכמה". תוך מספר שניות יופיעו תוצאות חיפוש בצדו השמאלי של המסך.