קליטת עובדים חדשים במקום עבודה מעולם לא הייתה דבר פשוט. לצד ההתרגשות האישית של האדם שמוצא עצמו בסביבה חדשה, יש גם אתגרים שחשיבותם עצומה למעסיק ולעובד החדש גם יחד: האתגר המקצועי והאתגר החברתי. בהיבט המקצועי, מובן שעובד במקום חדש צריך ללמוד להכיר ולהסתגל לדרך עבודה ושיטת עבודה שונה מזו שהכיר, גם אם מגיע ממקום עבודה שדומה למקום החדש. לצד זה, ומה שמתגלה לא פעם במקומות עבודה כחשוב לא פחות, הוא האתגר החברתי. מעסיקים מבינים בשנים האחרונות שהצלחה מקצועית לעולם תהיה מלווה גם בסביבה חברתית נוחה ונעימה ומעגל עמיתים לעבודה שיודע לתמוך ברגעים הקשים.
הקורונה הובילה לשורת שינויים בעולם העבודה שדורשים התמודדות והסתגלות חדשה מצד מעסיקים ועובדים. בין שלל הבעיות שצצו התגלתה אחת קשה במיוחד - איך קולטים עובד שהתקבל בראיונות מרחוק, לא הגיע מעולם למשרדי החברה וכל זאת בזמן שהחברה כולה עובדת מהבית ולא ניתן לפגוש עובדים אחרים? כל אלה הופכים את המשימה למאתגרת עבור המעסיקים שמנסים למצוא פתרונות יצירתיים.
"האתגר בגיוס עובדי חדשים וקליטתם לחברה מבלי שדרכו במשרד הוא עצום ונובע בעיקר מהעובדה, שבניגוד לעובדים הוותיקים, שכבר ביססו מערכות יחסים קודמות כדי להתמודד עם הקשיים והריחוק החברתי, העובדים החדשים צריכים לבנות אותן וירטואלית וממש מאפס", אומרת מיטל סנדור סמנכ"לית משאבי האנוש של Chegg Israel שמפתחת שירותי למידה לסטודנטים ברחבי העולם.
בחברות ההייטק כבר מתמודדים עם הבעיה שנוצרה במספר אופנים כפי שמספרת סנדור: "על מנת להקל על תהליך הקליטה, כבר בתהליך הגיוס ניסינו לדמות את סביבת הפגישות בחדרים לא פורמאליים והכנסנו אותם לסלון בבית, הצגנו את התמונות של המשרדים כרקע בזום, קיימנו יום אוריינטציה מרחוק והתאמנו את כל המערך האונבורדינג לעבודה מרחוק: מקבלת המייל הראשון, דרך פעילויות היכרות עם העובדים הוותיקים ועד השתלבות בחברה באופן שינגיש לו את האווירה שחסרה לו. יצרנו לעובדים החדשים מעין "סיור וירטואלי" בו בלחיצת כפתור, הוא יכול לחוות באמצעות סרטונים את המשרדים, את התרבות ובקיצור- את מקום העבודה. בנוסף, אנחנו מלווים את העובדים גם ע"י מלווה, שמכונה "באדי מקצועי" וכן הוספנו "באדי חברתי" שנמצא כדי לתווך לו דברים כמו בדיחות פנימיות ורוח החברה".
חברת Fabric מפתחת טכנולוגיה המתבססת על תוכנה, רובוטיקה ובינה מלאכותית שמאפשרת לקמעונאים הקמת רשת מתקנים לוגיסטיים קטנים ואוטומטיים הקרובים ללקוחותיהם. "המציאות החדשה גרמה לעניין רב מצד חברות שונות להאצת תהליכים עסקיים משמעותיים, כך שהחברה מצאה את עצמה מאיצה את תכנית הגיוסים שלה באופן משמעותי, ומגייסת בתקופה זו כ-50 חברי צוות חדשים בתל אביב ובארה"ב" מספרת ענבל קידר-להב, סמנכ"לית משאבי האנוש של Fabric.
"תהליך ה-onboarding עבר שינויים משמעותיים שנבחנים מחדש בכל חודש כדי לדייקם ולהתאימם לצרכים המשתנים. השינוי המשמעותי ביותר נעשה ביום האוריינטציה למצטרפים חדשים שהפך לשבוע אוריינטציה גלובלי, און-ליין ומותאם המציאות. ההבנה הייתה שמצטרפים חדשים לוקים בהבנה הרחבה של הארגון, מי הם המובילים בכל תחום ואיך כל זה מנגן ביחד בתזמורת אחת. המטרה שלנו הייתה מצד אחד לתת מענה עסקי וארגוני להבנה מעמיקה של כל דיסיפלינה והיכרות עם המנהלים שמובילים כל תחום. מצד שני, רצינו לייצר קבוצה, מעין קהילה שתמשיך לחיות אחרי אותו שבוע ותהיה למשתתפים מעין עוגן, מעבר לצוות האורגני שלהם".
קידר-להב מספרת גם על אמצעים פחות רשמיים שנוצרו כדי לתת מענה לקליטת העובדים: "שזרנו במהלך השבוע פעילויות א-פורמליות שמטרתן הכרות עם חברי הקבוצה וחווית התרבות בחברה. חברי הצוות הישראלי הוזמנו לארוחת בוקר במרפסת משרדי החברה בתל אביב. במפגש אירח המנכ"ל בישראל את המצטרפים החדשים לארוחת בוקר מפנקת בה ניתנה להם הזדמנות להכיר את חברי הקבוצה דרך סיפורים מצחיקים ומפתיעים אחד של השני. בנוסף, ערכנו פעילות אונליין שנקראה playdate, שמטרתה הייתה היכרות בין כל המצטרפים החדשים ברמה הגלובלית. המטרה באמצעות משחק אסוציאציות משעשע, להכיר את חברי הקבוצה. המשחק גרר הרבה צחוקים ויצר חוויה משותפת טובה.
"בסקר שערכנו בתום השבוע לצד התגובות החמות שהתקבלו תוך כדי העידו כי אכן היה מדובר במתן מענה רלוונטי לצורך קיים ובועט. אני משוכנעת שהסוגיה של איך לחבר מצטרפים חדשים לעשייה, לתרבות שלנו, לפנים שמאחורי העשייה ולמי אנחנו ממשיך ללוות אותנו באופנים שונים", מסכמת קידר-להב.
בסטרטאפ Bizzabo שמפתח טכנולוגיה לכנסים ואירועים גדולים קלטו למעלה מ-20 עובדים שלא דרכו מעולם במשרד בתל אביב, בהם גם עובדים שאינם מהארץ. "הקורונה אפשרה לנו לעבור לגיוס גלובלי, של אנשים שעובדים מחו"ל במרחק של עד שעתיים משעון ישראל מה שמרחיב לנו את סל המועמדים למשרות השונות" אומר בועז כץ, מייסד שותף וסמנכ"ל הדאטה. בנוסף בחברה הבינו מיד שיש צורך בהתאמות כדי לייצר קליטה מתאימה לעובדים: "לכל עובד חדש מוצמד חונך מתוך החברה שנמצא איתו בקשר הדוק בתהליך החפיפה. ביום הראשון לעבודה יש לעובדים הפסקות קפה מקוונות של חצי שעה עם כמה שיותר עובדים מהחברה כדי להכיר את הפן המקצועי והאישי, גם ללא הפגישה הפיזית".
"לפני היום הראשון, אנחנו קובעים לעובד פגישות דיגיטליות ביומן עם כל האנשים שיעבדו איתו, כדי לתת תחושת שייכות מהרגע הראשון", מספרת חן גוטר, סמנכ"לית השיווק בסטארטאפ LUSHA המפתח מוצרי תוכנה המנגישים דאטה לשיפור תהליכי השיווק, המכירות וגיוס כוח האדם בחברות B2B, "אחד הדברים שהתחלנו לעשות לאחרונה הוא מפגש חודשי לכל העובדים החדשים עם נציג מכל מחלקה בחברה, במטרה להכיר להם את העשייה הרחבה יותר, שכנראה שלא נתקלו בה מהבית". גוטר גם היא מספרת על חשיבות החלק החברתי בקליטת העובדים: "על מנת לחזק את תחושת השייכות של העובדים לחברה, מפגש ה-Happy Hour השבועי קיבל גם הוא התאמה לתקופת קורונה והוא מתקיים בזום וכולל פעילויות חברתיות משותפות כמו משחקים קבוצתיים או פילאטיס בזום שכהכנה אליו, שלחה החברה לביתם של העובדים מזרן פילאטיס, בקבוק ממותג וגומיית אימון".
"החברה עובדת החל ממרץ באופן מלא מהבית", אומרת יעל נדב, סמנכ"לית משאבי אנוש בחברת הביטוח AIG, "כאשר בהתאם להנחיות חברת AIG הגלובלית כל משרדי החברה בעולם סגורים. עם זאת, כדי להמשיך ולתת מענה ללקוחות החברה ולתמוך בפעילות העסקית המשכנו לגייס, לקלוט ולהכשיר עובדים רבים בתקופה הזו. האתגר המרכזי היה איך מכשירים מרחוק עובדים במיומנויות שירות ומכירה שעד היום הועברו באופן קבוצתי ע"י מדריכים בכיתות. מחלקת ההדרכה שלנו עשתה עבודה מדהימה ובזמן קצר הסבה את כלל ההכשרות והקורסים הפנימיים שלנו לקורסי און ליין שנעשים מרחוק. המשמעות היא שכל נציגי הקורס עוברים הכשרה מקצועית, כל אחד מביתו, וכאשר מדריכה מסבירה להם צעד אחר צעד הכול: מערכות מחשב , מה זה ביטוח ואיך מנהלים שיחה עם הלקוחות.
"כמו כן, אפשרנו לנציגים חדשים להאזין לשיחות של הנציגים הוותיקים דרך מערכת ההקלטות שלנו, באותו אופן יכלו הנציגים החדשים לצפות בתנועות שעושה הנציג הוותיק על מסך המחשב שלו. לחילופין, נציג ותיק או מנהל שהאזינו לנציג חדש, יכלו להשתלט לנציג על המחשב ובכך לרשום לו הערות ואפילו לכוון אותו למקומות הנדרשים במערכת שלנו, זאת מבלי להפריע כלל לשיחה ולשירות שהלקוח מקבל".
נדב ממשיכה: "אתגר משמעותי נוסף בקליטת עובדים מרחוק הוא איך ליצור אצל העובד או העובדת חיבור לחברה, כולל החדרת חשיבות התפקיד והאחריות, וכל זאת בלי שרגלו של העובד דרכה פעם אחת במסדרונות משרדי החברה. הפתרונות שמצאנו כי עוזרים מאוד לגשר על הפער הזה הם הרבה שיחות פרטניות עם מדריכי הקורס על מנת לבצע "בדיקות דופק" תכופות ולתת מענה מיידי לבעיות שצפות. בנוסף מתקיים פורום נציגים ותיקים שנכנסים במהלך ההכשרה ומספרים על אופי העבודה והצוות. גם ברמה האדמיניסטרטיבית הבנו כי הבית של כל אחד מהעובדים הפך להיות המשרד וכדי לתמוך במעבר הלא שגרתי הזה לעבודה בתנאי בית, הפצנו לכל העובדים, הותיקים והחדשים, 'ערכת קורונה' כאשר כל עובד, בהתאם לצרכיו, בחר מה הציוד הנדרש עבורו והוא נשלח ישירות לביתו".