כמה פעמים יוצא לנו ביום לקרוא מייל מעצבן שנחת עלינו כרעם ביום בהיר לתוך האינבוקס? כמה פעמים אנחנו מנסים בכל הכוח לגרום לנמען שאליו אנחנו שולחים מייל לשתף איתנו פעולה מבלי להפוך את ההתכתבות לריב פסיבי אגרסיבי? אין ספק שמדובר בתופעה שכולנו נאלצים להתמודד איתה יום יום במקום העבודה.
הרשו לי להפתיע אתכם: יש דרך אחרת. לא כל מייל דחוף חייב להפוך לזירת אגרוף ארוכה ומתישה, ואנחנו לא צריכים לכלות ארוחת צוהריים שלמה כדי להתלונן על מכתב מעצבן שקיבלנו הבוקר. הנה כמה טיפים שריכזתי עבורכם, שאם ניישם בכל מייל שנכתוב, נוכל בעזרתם להימנע ממצבים לא נעימים ואפילו מלחיצים.
1. לפני הכל, תהיו נחמדים
כמה שניות טרם כתיבת המייל, נסו לזכור שכולנו (כולל הנמענים שלנו) אנשים עסוקים. לכולנו יש מטלות רבות, עומס על השולחן, אתגרים מקצועיים ואפילו בעיות אישיות שמטרידות אותנו. לכן, לפני שאנחנו מבקשים משהו ממישהו, מיישרים איתו קו לגבי פרויקט שאנחנו עובדים עליו - או אפילו מבקרים את העבודה שלו - ננסה קודם כל להוקיר תודה. חשבו על האדם שמולכם, זה שיקבל את מה שאתם כותבים כעת לתוך תיבת הדואר הנכנס שלו, ותזכרו שלשניכם יש את אותה המטרה, כי אתם חלק מאותו הארגון. עצם המודעות לכך שיש אדם בצד השני אוטומטית הופכת את כתיבת המייל לנעימה יותר - וכך גם ליעילה יותר.
2. כתבו בגובה העיניים
מכיוון שרובנו מנסים להימנע מהתנשאות באופן כללי בחיים, אין סיבה שלא נדע ליישם זאת גם בדרך שבה אנחנו מתקשרים עם הממונים עלינו, הקולגות והעובדים שלנו. זה לא משנה אם בצד השני נמצאת אישה ותיקה, גבר צעיר או כל אדם אחר - דברו אליו באופן שבו הייתם רוצים שידברו אליכם. הרבה פעמים נוצרים מצבים שבהם אנחנו נדרשים לשוחח עם אדם או קבוצה אחרת ממקום העבודה, שלא מכירים את עולם המושגים שלנו, ולהפך. אם נזכור זאת, נמנע מכעס ברגע שהצד השני לא מבין את המושגים שלנו, ולא נכנס למגננה כשלא נבין את המונחים שלו. כולנו שווים - ולכולנו יש מגרעות.
3. שיטת הסנדוויץ'
טריק שעובד תמיד: כמו בצבא, כך גם במיילים עסקיים, נסו לחלק את המלל לשלושה חלקים. דמיינו המבורגר - החלק העליון הוא לחמנייה מתוקה, ועל כן תמיד יכלול מילים בעלות קונוטציה או משמעות חיובית. אפשר ורצוי גם לפרגן - אך לא ממקום מזויף, אלא באמת לאתגר את עצמנו לחשוב על דברים טובים ורלוונטיים שמרימים לצד השני. החלק הבא הוא הבשר (או כל תחליף אחר לצמחונים ולטבעונים שבינינו), החלק הארי והעיקרי של המייל. החלק השלישי והתחתון - גם הוא לחמנייה מתוקה. חתמו את המייל בצורה נעימה וחברית.
4. כותרות רלוונטיות
לפעמים זה יכול להיות קשה ואפילו מבלבל לכתוב כותרת למייל שלנו. במקרה הזה, נסו לחשוב טוב על צירופי מילים שיהיו מובנות גם לאדם שלישי שלא מכיר את פרטי ההתכתבות. כותרת רלוונטית מונעת בלבול אצל הצד השני, ואפילו יכולה "לגרות" את הצד השני לקרוא את התכולה.
5. מאחורי כל בקשה יש היגיון
אף אחד לא אוהב שמבקשים ממנו דברים סתם ככה. לקבל מייל בו יש דרישה לא ברורה עשוי אפילו לעיתים להרגיש כמו פקודה לחלק מהאנשים. לכן, נסו להסביר, עד כמה שאפשר, את הסיבה וההיגיון מאחורי הדברים, ואל תשאירו אצל הצד השני מקום לספק. אם מי שיקרא אתכם יבין טוב את מה שאתם מבקשים ממנו - הסיכוי שהוא באמת יבצע אותו גדלים משמעותית, וכך גם תמנעו מ"לרדוף אחריו".
6. קראו את מה שכתבתם
אל תשגרו מייל לפני שקראתם אותו לפחות פעם אחת. תהיו בבקרה עצמית, ותחשבו על הצד השני ועל מה הוא עלול לחשוב על צורת הניסוח ועל הבקשה שלכם. אם אתם לא בטוחים בעצמכם, בקשו מחבר או חברה, ואפילו בני זוג אם אפשרי. לפעמים לאדם אחר - הכול נראה ונשמע אחרת, והוא יוכל לתת לכם אפשרויות אחרות להגיד את מה שרציתם לומר, ובצורה אדיבה ומנומסת יותר.
לסיכום אומר, שאם אתם מרגישים שתחלופת המיילים הופכת למתישה ולא יעילה - הציעו בעצמכם לשנות את הפלטפורמה. תמיד אפשר להרים טלפון, לעלות לזום ואפילו להיפגש לכוס קפה אם צריך. כך גם נייעל את התהליך שעליו אנחנו עובדים - וגם נהפוך את האינטראקציה לנעימה יותר ובינאישית. בהצלחה!
יפעת טל היא Resources & Projects Integrator בחטיבה הטכנולוגית בבנק הפועלים
מתוך CodeReview - מגזין החטיבה הטכנולוגית של בנק הפועלים