תחקיר חדש מבית PCאון, הבוחן את מידת התועלת המעשית משימוש שגרתי במייל, טוען כי מדובר בכלי שנראה לכאורה ככלי תקשורת אולטימטיבי, אולם בפועל, כאשר בוחנים בקפדנות את מכלול נקודות הכשל שכרוכות בשימוש בו, מתברר כי הערך נטו שהוא תורם, נמוך משמעותית ממה שמקובל לחשוב. בעקבות זאת מציע התחקיר לעשות הערכה מחודשת לגבי משמעויות השימוש במייל שעיקרה שימוש מושכל, שממצה את יתרונות המייל וממזער את נזקיו והיבטיו השליליים.
כך למשל מדווח התחקיר על, ג'ון בורטון, מנהל השיווק הראשי של חברת פתרונות האחסון האמריקאית וריטאס, אשר הכריז בסוף החודש שעבר על ימי ששי כ"יום ללא מייל" עבור עובדי חטיבת השיווק שבניהולו. ה- e-mail היה אמור להיות כלי גדול לשיפור הפרודוקטיביות, אמר בורטון, אבל הגענו לנקודה שבה הדברים יצאו מכלל שליטה. בורטון אינו היחיד ששינה את מדיניות החברה שלו בנוגע לשימוש במייל. ג'ון קודוול, הבעלים של רשת הבריטית לשיווק טלפונים סלולר Phones4U, אסר בשנה שעברה על 2500 עובדיו את השימוש במייל, בטענה שהם משקיעים יותר מידי זמן בשליחה וקבלה של דואר אלקטרוני על חשבון טיפול בלקוחות. לטענתו, המדיניות החדשה תחסוך 3 שעות עבודה ביום לעובד, דבר שיתבטא בחיסכון של כמיליון לירות שטרלינג בחודש.
ירידה בפרודוקטיביות
האם המגזר העסקי הגיעה לנקודה הקריטית שבה השימוש במייל הופך לברירת מחדל, סוג של התמכרות, שמונעת מהמשתמש לנצל אמצעי תקשורת אחרים - וכולאת אותו בתוך שגרה בה יותר ויותר זמן מושקע במיון, בדיקת ומשלוח דואר אלקטרוני? מתקפות וירוסים שונים המסכנות את מערך האבטחה וכמויות ספאם האדירות הפוגעות ביעילות עבודת הארגון, לצד הפצת יתר של מיילים פנימיים ללא צורך או שימוש במייל במקום שיחת טלפון קצרה, הן רק חלק מהגורמים לירידת הפרודוקטיביות שגורם המייל.
עוד מראים ממצאי התחקיר, כי למרות שיותר מ-80% מהמשתפים (בהסתמך על סקר שערכה חברת מטה-גרופ), מאמינים כי דואר אלקטרוני חיוני יותר מטלפון לצורך תקשורת עסקית, הרי שמספר גדל והולך של מנהלים מפנים כיום נגדו יותר ויותר חיצי ביקורת. אלה כוללים בין היתר את הטענות הבאות:
1. ספאם וסינונו - בזבוז זמן העבודה הנגרם ע"י סינון דואר זבל הוא עצום. "75% מהדואר האלקטרוני המתקבל במשרדי הממשלה הוא דואר זבל", אמר בועז דולב, מנהל פרוייקט תהיל"ה הממשלתי, בכנס הגנה על תשתיות שנערך בשבוע שעבר. דוגמא זאת היא המחשה אחת למצב שבו מידי 15 דקות נשלחות כ-100 מיליון הודעות זבל אלקטרוני ברחבי האינטרנט, והן מגיעות כעת ל- 65% - 83% מכלל תעבורת המייל העולמית!
2.וירוסים - מיילים מהווים חזית ידועה ומוכרת לחדירת הוירוסים לארגון (לפי הערכת לארי ברידוול מ-Labs ICSA - עד סוף 2003 נוצרו כ-80,000 וירוסים ידועים).
3.תכתובת אישית - בזבוז זמן עבודה ע"י גורמים שאין קשורים ישירות לתכתובת הארגונית. חברת Iomart, המפיצה את תוכנת NetIntelligence, גילתה, כי עובד הנהנה מגישה לאינטרנט מקדיש בממוצע שעה ביום לניהול תכתובת אישית שאינה קשורה לעבודה.
4. עדות מרשיעה - מיילים הנשמרים בשרת הארגוני עלולים להוות חומר מרשיע במקרה תביעה נגד הארגון.
5. נפח אחסון בשרת - תעבורת המייל תופסת נתח הולך וגדל מנפח האחסון בארגון. לפי ממצאי DataLink התקפים לסוף שנת 2003, כ-60% מתעבורת המידע החיוני בארגונים נעשית במייל.
6. ריגול תעשייתי ומידע פנימי - הקלות בה יכול לדלוף מידע רגיש פנים-ארגוני הביאה לכך כי יותר משליש מהעובדים בארה"ב בעלי גישה לאינטרנט במקום העבודה, נתונים תחת מעקב הודעות המייל שלהם ע"י המעסיק.
"התקשורת במייל היא שיטה מובילה להעברת מידע ותקשורת, ויתרונותיה הם אמינות, מהירות, ונוחות מקסימאלית ולכן טוב וראוי לעשות בה שימוש נרחב", אומר קובי שפיבק, העורך הראשי של PCאון. "אבל רק שמירה על גבולות ברורים וכללי אבטחה נכונים, יאפשרו לארגונים לייעל את העבודה, ליהנות מהדבש, מבלי לסבול מהעוקץ!"
שפיבק ממליץ למנהלי מחשוב בארגונים בישראל, לגבש מדיניות ברורה בנושא השימוש במייל, המבוססת על בחינה פרטנית של היתרונות וחסרונות המייל בארגון. זאת על בסיס בחינה מקצועית של מספר נקודות חשובות, בהם: היקף ההשקעה של העובדים במיון מייל ביום, אחוז דואר הזבל המתקבל, אמצעי האבטחה שנוקט הארגון כדי למנוע חדירת וירוסים, ונפח האחסון שתופס המייל בארגון כיום.